情報共有の効率化とセキュリティ強化を両立する「共有ドライブ」活用

概要

株式会社タイヤショップピットイン は、自動車用タイヤ・ホイール専門店「タイヤガーデンピットイン」を長野県にて 17 店舗展開しています。同社では、拠点間でのファイル共有方法を模索する中で、強固なセキュリティと使いやすさを兼ね備えた Google Workspace を導入しました。今回は、株式会社タイヤショップピットイン の本社業務と並行して、Google Workspace の導入・運用を担当する 大石健太郎 様に、Google Workspace 導入前の課題や導入支援サービスの利用によって得られた効果、今後の展望などについて伺いました。

タイヤガーデンピットイン 下諏訪店 外観（写真提供：株式会社タイヤショップピットイン 様）

株式会社タイヤショップピットイン

業種	自動車用タイヤ・ホイールの販売・取付
規模	100 名以下
利用サービス	Google Workspace Business Starter、 Google Workspace 導入支援サービス、 rakumo カレンダー、rakumo ボード、rakumo コンタクト

内製グループウェアの動作環境・管理面に課題

― Google Workspace の導入を決めた背景をお聞かせください。

大石 様：Google Workspace を導入する前は、フリー素材を活用した内製のグループウェアを使用していましたが、動作環境・管理面に将来的な不安を抱えており、代替ツールを検討していました。重視していたのは、セキュリティと社内コミュニケーションツールとしての使いやすさです。

当社は自動車用タイヤ・ホイール専門店を 17 店舗展開しており、拠点間でのスケジュール管理や情報共有が欠かせません。共有したいファイルには社外秘情報も含まれるため、強固なセキュリティのもと情報共有を実現できる点が、Google Workspace を選ぶ大きな決め手になりました。rakumo ツールも含め直感的な操作性で、社内コミュニケーションツールとして使いやすい点も、Google Workspace を選んだ理由です。

また、販売業務でタブレット端末のさらなる活用を考えていたこともあり、統合環境として Google Workspace が最適だと判断しました。

― Google Workspace 導入時に何か懸念点はありましたか。

大石 様：Google Workspace を導入検討する過程で、無料で利用できる Google Workspace Essentials Starter というプランを試験的に使用しました。実際に使ってみると、ユーザー管理やログインに関するセキュリティなどの管理機能、ドライブ機能が弱いと感じました。

このような経緯もあり、有料版の Google Workspace Business Starter の利用を決断。しかし、導入時のドメイン設定やその他の初期設定をはじめ、ユーザーへの展開、社内運用までを自分だけで行えるかについては、「不安しかなかった」というのが正直なところです。

Google Workspace を使って、短期間かつ最低限、今までと同等の社内コミュニケーションを可能にするためには、TSクラウドとミーティングを重ねる中で導入支援サービスの利用が不可欠と感じました。

短期間での運用開始をめざして導入支援サービスを利用

大石健太郎 様（写真提供：株式会社タイヤショップピットイン 様）

― TSクラウドの Google Workspace 導入支援サービスで印象に残っていることはありますか。

大石 様：導入支援サービスの利用を視野に入れつつ、Google Workspace 導入にあたって要件整理を行いましたが、今までのグループウェアで満たしていたスケジュール管理や情報共有を実現するためには、rakumo のスケジュール、ボード、コンタクトの導入も必要だとわかりました。

TSクラウドには、rakumo サービスも含めた Google Workspace の導入から運用に至るまでのアドバイスをいただき、大変ありがたかったです。単独で行うよりスムーズに導入できたと感じています。

― Google Workspace と rakumo ツールの併用にどのようなメリットを感じましたか。

大石 様：Google Workspace だけでは、既存ツールの使用感を維持できない部分があると感じました。たとえば、社内の連絡先の管理方法もその一つです。rakumo コンタクトは社内の連絡先を一元管理し、全社共通のアドレス帳として活用できます。連絡先は組織ツリーで素早く検索でき、既存のアドレス帳のような使い方ができる点で当社にマッチしていました。カレンダーやボードもグループやユーザー情報が連携している点も大きいです。

Google Workspace 導入で念頭に置いていたのが、通常業務に支障をきたさないよう、短期間で今までと同等の社内コミュニケーションを可能にすること。rakumo ツールを併用することで、これまでの使用感に近い状態で従業員に展開できたのがメリットです。結果的に、ツールの変更はありつつも、大きな障害なく運用できています。

― 導入支援サービスを利用して良かった点をお聞かせください。

大石 様：Google Workspace が利用可能になってから、環境設定や従業員への説明などを含めて 3 か月で従来の環境から完全に移行でき、大きな効果だと感じています。はっきり言って、一人でやっていれば座礁していたことでしょう。管理者向けトレーニングコンテンツのおかげで、スムーズに初期設定作業も行えました。導入準備から導入後のサポートまで、困ったことや不明点についての相談先があるのは、非常にありがたいと思いました。

TSクラウドの皆さんには、私の拙い質問にも親切に対応していただき、即答できないことも丁寧に調べてからご回答いただきました。共有ドライブの設定についてのアドバイスや、2 段階認証でのトラブルがあった際にもご対応いただき、感謝しています。

多拠点での業務効率と安全性を高める共有ドライブ活用

― 現在、Google Workspace をどのように活用していますか。

大石 様：今まで実現していた全社的なスケジュール管理や情報共有を満たしたうえで、まずは共有ドライブの活用を考えました。以前は共有スペースにはさまざまな情報が入っており、不要なものも多く含まれていました。そこで、既存の環境ではできなかった組織や部門別の共有ドライブを設定し、権限に応じたファイルアクセスができる環境を整備。TSクラウドのサポートの方から、「共有ドライブの設定では階層を深くしすぎない方がよい」とのアドバイスをいただき、内容に応じて置き場所をしっかり分けるように意識しました。

共有ドライブを活用することでファイルを探す手間を省き、業務に応じて一つのファイルを共同編集できるようになり、業務効率が向上。必要に応じた権限設定はセキュリティの強化にもつながっています。さまざまな情報を扱う中で、安全に業務を行える環境を整えられたという安心感は大きいです。

― 多拠点ある企業ならではの活用方法をお聞かせください。

大石 様：拠点間での情報共有においても共有ドライブは非常に役立つ機能です。組織の共有ドライブを設定することで、部門別による情報共有や共同作業のパフォーマンスが向上しました。

当社の場合は拠点が離れているため、トラブル発生時の対応や利用者の操作の教育に不安はありましたが、管理側としては管理コンソールの使いやすさ、利用者側では rakumo ツールの使いやすさが大きなポイントでした。各種ツールの使い方については、各拠点で PC やタブレットの環境設定をする過程での簡単な説明のみで、皆使えるようになっています。

― 他に活用しているアプリはありますか。

大石 様：Google スプレッドシートで業務に関する管理表や報告書などを作成しています。他には、必要な情報に最短でアクセスできるよう、Google サイトを使ってポータルサイトを作成しました。

2 段階認証の導入でタブレット端末も安心して運用

― Google Workspace の導入で変化したことはありますか。

大石 様：Google Workspace を導入する過程で 2 段階認証を有効化し、セキュリティ面において安全な運用ができるようになりました。以前使っていたグループウェアへのアクセスはパソコンのみ有効としていましたが、2 段階認証により販売業務で使用しているタブレット端末からもアクセス可能な環境が実現しました。導入初期段階でタブレット端末にて 2 段階認証のトラブルが発生しましたが、セキュリティの高さ故のトラブルを経て、利用者のセキュリティへの意識も浸透したように感じています。

販売業務において、お客様への迅速・丁寧な対応をするためのツールとしてタブレット端末を活用し、接客度の向上につなげるようにしたいです。

― Google Workspace はどのような企業におすすめでしょうか。

大石 様：情報やデータの共有など、一方通行ではなく双方向の社内コミュニケーションを実現・向上させたい企業でしたら、業種を問わずあらゆる企業におすすめです。導入支援については、専門的な知識に不安のある組織では有効だと考えます。費用はかかりますが、導入から運用までのスピード感が大きく違ってくるでしょう。

Google Workspace で拠点を超えた業務効率化を図り、接客度向上へ

― 今後、Google Workspace を活用して取り組みたいことや展望をお聞かせください。

大石 様：直近の課題としては、業務内容に応じた共有ドライブの活用です。当社の場合、業務によっては Google スプレッドシートと Excel の併用が必要になる場面があります。併用すると表示・印刷の体裁が変わることがあるため、業務内容に応じた使い分けに奮闘中です。Google Workspace の機能をまだまだ使いこなせていないため、業務効率化や接客度の向上につながることがあれば積極的に活用していきたいです。

一旦は運用できましたが、今後は業務に応じたルールづくりやデータ整理が必要になってくるでしょう。徐々にではありますが、Google Workspace の管理業務ができるスタッフ育成にも取り組んでいきたいと思います。

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※記事の内容は取材当時のものです。