メール環境とファイルサーバーをクラウド化。レガシーな業務環境からの脱却に成功

概要

株式会社リビングステージは、2022年2月にGmailの活用や業務の効率化を目的としてGoogle Workspaceを導入しました。本社・営業所のスタッフを対象にサービスを利用しており、スタッフ間のやりとりやクラウド上での大容量のデータ管理の場面で、効果を実感しているといいます。現在、従来より使用しているサービスからGoogle Workspaceへの移行を進めている同社に、サービス導入後の活用状況や成果について伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社リビングステージ
会社概要	主に不動産管理会社を顧客として物件のリフォーム業を行っている企業です。賃貸物件を入居前の状態に戻す原状回復工事や、建物保全管理、入居中修繕対応、リノベーションプラン・施工など、「住まい」のあらゆるニーズに応えるサービスを行っています。東京都日野市に本社を置き、神奈川県や千葉県など5ヵ所に営業所があります。
業界	建築、リフォーム、サービス、その他
会社の規模	50名以下
導入時期	2022年2月

課題

①事務所のPCでしかメールの送受信ができず、業務効率が低下

従来は、事務所のPC端末にインストールしたメールソフトに、サーバーからメールをダウンロードして使用しているスタッフがほとんどで、事務所のPCでしかメールの送受信ができないという状況が発生していました。一部のスタッフはPCとスマホそれぞれにメールソフトをインストールし、社外でも受信メールを確認できるようにしていたものの、各端末で行った送信履歴は同期されず、返信は事務所に戻ってからPCで行うという効率の悪さが懸念点でした。

10年ほど前からその方法が浸透していたため、レガシーなメール環境に長期間課題を感じており、社内外・端末を問わず同じようにメール機能が使えるサービスに移行したいと思っていました。

②社内サーバーでのデータ管理により、閲覧環境が制限されていた

Google Workspace導入前は、社内のNASに過去10年分のデータをまとめて保存している状況で、出先では見られないことに不便さを感じていました。また、ファイル形式によっては社内で閲覧・編集したいときにも、「別のスタッフがデータを開いているとこちらでは保存ができない」といったケースが発生することもありました。

そのため、データをいつ・どこでも開いたり、同時に編集したりできるようなクラウドサービスの必要性を感じていました。

解決策

①Gmailへの完全移行が済み、出先での確認もスムーズに

Google Workspaceの導入開始から約4ヵ月かけて、すべての営業担当者へGoogle Workspaceアカウントの配布が完了しました。会社全体で従来のやり方から急に変更するのは難しかったため、従来のメール環境とGmailの両方を並行して使用できる「二重配信」から徐々にスタート。導入から約半年経った今年8月に、Gmailに完全移行しました。

GmailではPCとスマホ、どの端末でも送受信したメールがリアルタイムに同期されます。そのため、出先での確認や返信がスムーズにできて利便性が向上しました。

②Excelや写真データを徐々にドライブへ移行し、管理がしやすく

Google Workspace導入後、これまで社内のNASに保管していたExcelデータをドライブにアップロードし、スプレッドシートに置き換えています。それにより、社外にいるスタッフもデータの編集ができる環境になりました。

また業界柄、膨大な数の写真データを保存する必要がありますが、マイドライブに保存してから、その都度他のスタッフへ共有してもらうのは手間がかかります。その点では、予め管理者側で各部署用の共有ドライブを作るなど工夫をしています。写真保存も各スタッフができるようになり、スムーズに共有・管理ができるようになりました。

導入の成果

導入責任者が前職でGoogle Workspaceの利用経験があり利便性はよく知っていたため、当社でも導入することでレガシーなメール環境などを改善したいとの思いから導入を決めたという経緯があります。しかし現在は、当初想定していたメールやドライブの活用以外の面でも、徐々に導入効果が感じられるようになりました。

また、当社ではそもそもWeb会議自体、実施の頻度が少なかったのですが、Google Meetによって気軽に開催できるようになったため、頻度が増えました。現在はGoogle Workspaceの扱いに慣れていないスタッフへ向けて、週に1回各機能の使い方などをオンラインでレクチャーするのにもGoogle Meetを使用しています。さらにそれを録画しておき、リアルタイムで参加できなかったスタッフにも共有することで、管理者の工数を抑えながらも教育の機会を設けることができています。

スタッフからは、Googleカレンダーの活用により「紙の手帳がいらなくなった」との声もあがっており、各方面でGoogle Workspace導入のメリットを実感しているところです。

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