柔軟な働き方と効率化を実現させるためにGoogle Workspaceは不可欠

概要

長野県上田市の株式会社はたらクリエイトは、Google Workspaceを活用し、業務の効率化と柔軟な働き方の実現を追求しています。Google Workspaceは不可欠なインフラとして機能しており、リモートワーク導入や作業の自動化にも貢献、ビジネスアワードの受賞にもつながっています。

顧客情報

会社名	株式会社はたらクリエイト
会社概要	「はたらくをクリエイトすることで仕事を楽しむ人を増やす」をミッションに、業務をアウトソーシングできるサービス「banso.」を主に提供しています。コーチングも取り入れた社内の取り組みが評価され、厚労省主催グッドキャリア企業アワード2020「イノベーション賞」、第8回日本HRチャレンジ大賞「人材マネジメント部門優秀賞」を受賞。
業界	情報技術
会社の規模	100人以上
導入時期	2017年

課題

課題①：会社の資料をどこにいても見れるようにしたい

会社設立当初から、職場に出勤しなければ会社の多様な資料を見ることができない、という状況を避けたいと考えていました。在宅ワークや出張、その移動中など、仕事をしたいシーンは様々です。どんなシーンでも、オンライン上にある資料にアクセスができ、仕事ができるような環境を整備することが、重要な経営課題でした。

課題②：スムーズに在宅ワーク制度を導入したい

在宅ワーク制度を導入するにあたり、全ての資料がオンライン上にあること、ストレスなくWeb会議ができることが重要でした。特に弊社の会議は、オフラインの場合だと付箋を多用することが特徴です。オンラインのWeb会議でも、同様のことができると「やっぱり出社してやろう」とならずに済むと考えていました。

課題③：バックオフィス部門が担う間接時間を削減したい

勤怠や備品の管理、紙の書類整理などのバックオフィス部門が担っている間接業務をできるだけクラウド化・自動化して削減し、クライアントワークやその他のことに効率的に取り組みたいと考えていました。

解決策

解決策①：資料をGoogleドライブに集約、共有と検索がスムーズに

ほぼ全て会社資料をGoogleドライブに入れて集約し、どの場所で仕事をしていてもアクセスできるようになりました。ドライブは「共有ドライブ」を使用しているので、共有範囲やファイルの管理がスムーズも行えています。

Googleドライブで特に驚いたのが、ドライブ内でのキーワード検索の精度の高さです。格納しているところまでいってファイルをクリックしなくても、検索窓にワードを入れれば希望のファイルをすぐに見つけることができます。さすがは「検索の会社」ですね。

解決策②：Google MeetとJamboardで効率的なWeb会議を実現

　Web会議ツールのGoogle Meetだけでなく、オンラインホワイトボードのJamboardを併用することで、効率的なWeb会議を行うことができています。特にアイデア出しや情報整理の際には重宝しており、Jamboard上で付箋を貼ったりメモをしたりしながら、会議を進めています。オフラインでのミーティングと遜色ありません。

それと、Jamboardの立ち上げが、Meetの画面上からすぐにできるのも気に入っています。Google Workspaceには、Google MeetとJamboardの両方が入っているので、別々にツールを購入しなくても良いところもポイントです。

解決策③：130人規模の組織で、バックオフィス業務を80時間まで削減することに成功

もともと160時間ほどを使っていた、いわゆる「バックオフィス」という仕事の量を半分の80時間にまで削減することに成功しました。これは、これまで人力で行っていた作業をGoogle Apps Script（GAS）を使用することで、様々なツールを連携、自動化することができたからです。

今では、事業の月間レポートを自動的に生成される仕組みも整えたので、月の途中でも何か異変が起きていれば素早く察知、対処することが可能になっています。

導入の成果

Google Workspaceがインフラとなって組織を支えており、現在実現できている柔軟な働き方、業務の効率化につながっています。在宅ワークは、コロナ以前から導入することができており、一斉に在宅ワークに切り替えて大混乱ということはありませんでした。台風や大雪で出社しにくい日は、在宅ワークに切り替えるというケースも見られます。

また、このような働き方のアップデートをする中で、厚労省主催グッドキャリア企業アワード2020《イノベーション賞》、第8回日本HRチャレンジ大賞《人材マネジメント部門優秀賞》 を受賞することもできました。

一言コメント

Google Workspaceは、無くてはならない存在になっています。今後は、Classroomを使った新入社員研修の実施やノーコードアプリのAppSheetの習得も進める予定で、さらなる効率化と働き方の多様化を進めていきたいと考えています。