複数使用していたシステム・ツール・アプリをGoogle Workspaceに一本化し、効率的な業務体制を実現

概要

長野県上田市の株式会社ガリレオは、Google Workspaceを導入し、社内システムの一本化、組織全体での業務効率化を追求しています。導入当初は、使い慣れたサービスとの違いから、社内で戸惑いの声も聞かれたそうですが、一部の部署のみでの試験運用期間を経て、組織全体での本格導入に踏み切るなど、段階的なステップでスムーズな移行を実現しています。Google Workspace導入に至った背景や、推進メンバーによる課題ヒアリングといったサービス導入における取り組みについても伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社ガリレオ
会社概要	インターネット技術を中心とする情報通信技術（ICT）分野で新しいサービスを創出し続ける創業33年目の老舗ベンチャー企業。新しい技術を貪欲に開発・採用して社会に新しい価値を提供することをミッションに掲げ、創業当時より在宅勤務を取り入れている。海外ニュースの翻訳サービス、モバイル向けニュース配信サービスなどに加え、近年はセンサー技術をとりいれたICT、IOT、自然エネルギー技術にも注力している。
業界	情報技術
会社の規模	50名以下
導入時期	2021年

課題

課題①：各社員の利用可能ツールの違いから業務効率がダウン

これまで当社では、各部署や業務内容ごとに必要なシステムやツールを、都度個別に導入していました。そのため社内では、「各ツールのアカウントを管理しきれないこと」や、「社員によってアカウントを所持しているかどうかが異なり、一つのツールを全社員が同じように利用できない」などの問題が発生していました。

業務を効率化していくためにも、全社的に共通したサービスを導入し、組織としてアカウント管理を一元化する必要性と、業務で使用するツールの統一化が課題でした。

課題②：サーバーアクセス時の不具合やファイルエラーが多発

新型コロナウィルス感染症拡大の影響で、社員の在宅勤務が増えたのをきっかけに多発していたのが、外部から社内の共有サーバーにアクセスする際のネットワーク上の不具合です。

また、これまで社内で使用していた共有ファイルサービスは、「データ検索ができない」「ファイルを開くためのダウンロードに時間がかかる」「エラーで度々ファイルが開けない」といった問題が発生しており、社員もストレスを感じていました。在宅・出社問わずスムーズに業務を進めるために、社内外からのアクセスやファイルの共有・編集をスムーズにすることは、急務の課題でした。

課題③：メールの運用・管理の時間を削減したい

Google Workspace導入以前は自社のメールサーバーを使用していました。そのため、不具合が起きたときも社内で対応する必要があり、メンテナンス、セキュリティ対策に多くの労力とコストがかかっていました。

このメールサーバーは、PCを立ち上げてから受信を開始し、読み込みと振り分けをおこなうシステムだったため、社員からはメールの振り分けなどにかかる作業時間を短縮したい、という要望もありました。

解決策

解決策①：Google Workspaceに一本化、全社員が共通のサービスを利用することで業務調整がスムーズに

Google Workspaceを導入し、全社員がGoogleアカウントを所持したことで組織内の業務調整が格段にスムーズになりました。Googleカレンダーで予定の共有や会議室の予約などを行い、スケジュールの見える化が実現しています。

また、Google Workspaceにサービスを集約したことで情報の検索性が高まりました。これまでは過去の情報を探す際、「メールサーバーで検索し、なければチャットを開いて検索」というように、数回に渡って検索することもありましたが、Cloud Searchを使用して一発検索が可能になり、大幅に時間を削減することができました。

解決策②：Googleドライブ上の共有フォルダにより、どこからでも安定したアクセスと業務対応が可能に

Googleドライブ上でデータを共有できるようになり、同時編集が可能になったため、ストレスフリーになりました。在宅勤務でも、自宅のネットワークさえ安定していればスムーズに業務に取りかかれます。申請書類作成の多い部署では、データの体裁を変えずに編集ができることも好評です。2段階認証を設定することで、セキュリティ的にも安心して使用できています。

解決策③：Gmailへの移行でセキュリティが向上。メールの振り分け作業時間は大幅に削減

自社のメールサーバーからGmailへの切り替えが進んでいます。Gmailは迷惑メール対策、ウィルス対策が非常に強力で、エモテッド感染を防ぐこともできました。セキュリティが向上した上に管理者の作業工数が減ったことも大きなメリットです。

また、リアルタイムで受信できるため、すぐに内容を確認でき、これまでのようにPCを立ち上げてからメール受信に割いていた時間を業務時間にあてることも可能になりました。

導入の成果

全社的にGoogle Workspaceにサービスをほぼ一本化することで、高いセキュリティを担保しつつ、社内の業務体制の強化も実現しました。これまでのツールからスムーズに移行するためには、導入開始から各部署に推進メンバーを配置し、毎週のミーティングで、現在の課題共有と解決策の検討を行っています。

まだ移行期間ではあるため、全てが順調にできているとは言い切れませんが、段階的に対応することで、以前のサービスの使い方に寄せるのではなく、「Googleのサービスを使いこなそう」という発想の転換に挑戦している状況です。社内にも、Google Workspaceは使い勝手もよく、便利だという認識が浸透してきていますね。

サービス自体もどんどんアップデートしていますが、社員も慣れたもので、自ら使い方を広げていっています。今後は、Google Workspaceのまだ使いこなしていない機能も有効活用していきたいと思います。

一言コメント

Google Workspaceを導入したことで、業務の効率化はもちろんですが、業務外のコミュニケーションも社内で活発になっているんです。自由投稿できるチャットルームが活用され、上田本社と東京支社の心理的な距離が近くなったように感じます。社内で解決できない問題が起きた場合には、TSクラウドに相談し解決策を提案してもらえるので、サポートが手厚いことにもとても感謝しています。