「G Suite Businessアップグレードによる部門横断的なワークフローの加速と情報セキュリティの強化」

概要

これは、広告・マーケティング業界がG Suiteを検討し、適用する例です。

基本的な顧客情報

会社名	Caimeng Digital Media Co.、Ltd.
会社概要	2013年に設立された同社は、ソーシャルビジネスの運営を主なサービスとしており、ブランドの印象やプロモーションを強化するだけでなく、インタラクティブモジュール「Play Fans」によってソーシャルマーケティングのコンバージョン率を効果的に高め、2015年には蔡依デジタルメディア株式会社も設立しています。
業界	広告・マーケティングPR業界
会社の規模	50名以下
導入時期	2017 年

導入の結果

Google Worksapceのメリット

税務申告を容易にするため、Googleからの購入から再販業者としての活動へ切り替え

Zai YiとZai Mengのバックエンドシステムの管理者であるHsu氏は、「当初G Suiteを選んだのは、学生の頃からGmailを使い慣れていたので、私にとってGoogleの製品は身近で直感的に操作できること、次に非常に安定していることが理由です」と語る。 Gスイート G Suiteの利用を決めてから、最初はクレジットカードを使ってGoogleから購入しました。 その後、業務でTSクラウドと接するようになり、TSクラウドがGoogleのリセラーとして、G Suiteの取り込みサービスだけでなく、請求書作成サービスも提供していることを知りました。 その結果、同社はG Suiteを自社で購入していたのを、G SuiteのリセラーとしてTSクラウドを利用し、税務・請求業務を円滑に行うことに切り替えたのです。

広告事業などのプロジェクト情報は、人事異動やアカウント番号の変更に影響されない

同社はFacebookや広告を主な事業としているため、広告効果やコンバージョンの分析が必要になることが多く、主にGoogle AnalyticsやGoogle AdWordsを活用しています。 法人アカウントでデータを開き、アクセスすることで、スタッフの退職や異動によるデータの消失や再設定の問題が発生しないだけでなく、退職したスタッフによるデータの閲覧や漏洩の可能性もありません。 各アカウントのデータはバックオフィスに保持され、管理インターフェースから直接転送・変更することが可能です。 役員や責任者の交代により、プロジェクト関連データが消失したり、アクセス不能になったりしないこと。

G Suite Businessをアップグレードし、部門横断的なワークフローを短縮化

部門横断的な業務やデータバックアップの問題を効率的に管理するため、G Suite Businessにアップグレードしました。Facebookでは、デザイン、ソーシャルエディター、ビジネス、広告業務などさまざまな事業が同時に進行しているため、データや書類の確認は部門横断的に行われることが多いのです。 これはかなり面倒なことです。

バージョンアップした「グループクラウドドライブ」機能は、部署ごとにフォルダをグループやプロジェクトに分け、それぞれに異なる管理権限を与えることができるので、プロジェクトやドキュメントに関する部署を超えたコミュニケーションにとても便利な機能です。

また、Business版に搭載された「貸金庫」機能もアップグレードの理由です。 例えば、社員がベンダーとやり取りした内容や、クラウド上の重要書類、ハングアウトチャットでの社内会話などを保持し、管理者が検索することが可能です。 データ消去の心配がなく、データレスキューの煩雑な作業を代替することができます。 将来、法的なデータの必要性が生じた場合、監査目的や法的効果のために関連データにアクセスするためのルールを保持プロジェクトから確立することができます。

担当スタッフの感想

SamはすでにGoogleからG Suiteを購入し使用していたにもかかわらず、TSクラウドに移管し、CMLにサービスを提供させてくれることを快諾してくれたことに感謝したい。 導入後、初期段階ではCMLがGmailをメインに使っていることがわかったので、グループやハングアウトなど他のG Suiteの機能についてもSamに提案し、G Suite導入の利便性を高めてもらいました。

CMLでは、昨年末、スペースや少人数でのクラウドドライブの需要から、お客様とのファイル共有という社内需要に応え、スタッフのオフィスでの利便性を高め、SamがG Suite管理コンソールで管理しやすく、より直接質問して問題解決までの時間を短縮するためにG Suite Business版への正式アップグレードを実施しました。