「MIS のスタッフがいなくても、専門チームに依頼すれば3時間以内にG Suiteをセットアップできる!」

概要

旅行業を営むHong Cheung Travel Serviceでは、海外のお客様とリアルタイムでやり取りする必要があるため、メールボックスの安定性には特に気を遣っています。タナカシステムの協力でメールサーバーからG Suiteに切り替えて以来、ストレージの容量が足りず、お客様からのメールを受信できないという問題を見事に解決しています。また、従来のOutlookのインターフェースに慣れている社員は、メール同期ツールを使って旧来のインターフェースでメールの送受信を続けることができ、操作習慣を変える必要のない安定したメールシステムを実現し、従来の旅行業がメールシステムをG Suiteに移行する際の参考とすることができるようになったのです。

基本的な顧客情報
導入の結果
Google Worksapceのメリット
担当スタッフの感想

基本的な顧客情報

会社名	Hongxiang Travel Agency Co.、Ltd.
会社概要	2007年に政府が旅行会社の申請を開放した後、旅行業界に対する熱意と希望と忍耐に満ちた若者たちが、その年の4月に洪城旅行社を設立したのです。宏翔旅行社は、持続可能な経営の精神に基づき、顧客第一主義、品質保証に徹し、すべての旅行者が「世界を見て、豊かになる」ことを願い、「数千キロの旅は、数千冊の本を読むより良い」と言われるようになりました。
業界	観光サービス
会社の規模	50名以下
導入時期	2018年

導入の結果

導入前	導入後
メールの送受信が不安定で、お客様からメールが受信できないとの回答がある。	安定した送受信が可能、送受信メールの不具合はほとんど報告されていない
メールボックスは1アカウントあたり50MBしかなく、深刻なストレージ容量不足です。	1アカウントあたり30GBのクラウドストレージ
スタッフが退職後もメールボックスのアカウントを維持することが可能	退職するスタッフのメールボックスを新しいスタッフが引き継ぐためのメールボックスエイリアスの使用

Google Worksapceのメリット

以前、お客様から「メールが受信できない」という苦情がありましたが、G Suiteに切り替えてから、すべての問題が解決しました。

以前、Hong Cheung Travelが使用していたメールボックスは、1アカウントあたり50MBのウェブ上のストレージスペースしかなく、海外のお客様から「会社からのメールが届かない」という苦情がしばしば寄せられ、多くのビジネスチャンスを逃していました。そこで、慎重に検討した結果、G Suite（Gmailの法人向けメールボックス）の利用を決定しました。同社のメールボックス管理者であるジェームス氏は、G Suiteに切り替えてから、長い間悩んでいた問題がすべて解決したと言います。また、G Suiteではメールボックスのエイリアスを設定することで、新入社員が退社した社員のメールボックスを引き継ぐことができ、退社した社員のメール受信用アカウントを維持するコストも削減できます。

意味不明だったG Suiteのイネーブルメント設定が、プロフェッショナルなチームによって3時間で完了しました!

G Suiteの利用を決めたHong Xiang Travelは、Googleの推薦を受け、最終的にGoogleの台湾における長年のエリートパートナーであるTianzhong Systemにサービスを依頼することになりました。 TSクラウドがG Suiteを購入した主な理由は、Googleの本家がアカウント販売のみでG Suite関連のサービスを提供していないこと、台湾の中小企業の多くはメールシステムを管理するMISやITスタッフを雇用していないこと、です。また、自分でエラーを設定することもなく、新しいシステムを立ち上げる際にも安心して利用することができます。

James氏は、同社にはMISのスタッフがいないため、G Suiteの導入を自分たちで考えるよりも、専門家にお金を払って手伝ってもらった方が良いと考えていた。 TSクラウドが提供するG Suiteアクティベーションサービスを利用することで、オリジナルのメールシステムからG Suiteへの切り替えはわずか3時間で、同社のメールの送受信機能には全く影響がありませんでした。さらに、TSクラウドがユーザーリスト全体のG Suiteへの移行も支援したため、メール管理者であるジェームズはユーザーを1人ずつ追加する手間が省け、同僚も翌日からアカウントとパスワードでログインして新システムを利用できるようになりました。

Outlookユーザーは、スタッフの習慣を変えることなく、簡単にG Suiteにアクセスすることができます。

James氏がこの要望をTSクラウドのG Suiteチームに伝えたところ、スペシャリストがGSSMOのメール同期ツールを使って、Gmailの企業メールボックスからOutlookのインターフェイスに受信メールを同期させることを提案した。この同期ツールにより、Hong Cheung Travelのスタッフは、自分の習慣を変えることなく簡単にG Suiteにアクセスでき、G Suiteの安定性と安全性を享受しながら、自分の習慣に合わせてGmailをブラウザで開くかOutlookでメールを送受信するかを選択することができるようになったのです。

担当スタッフの感想

このインタビュー企画に参加してくれたJamesに感謝します。Hong Xiang TravelがG Suiteに移行する前は、メールサーバーに多くの問題があったことを記憶しています。例えば、メールサーバーが小さすぎて、新しいメールを受信するためには、休日にログインしてメールを消去する必要があった。リアルタイムでメールの送受信が必要な旅行業界にとって、これは非常に破壊的な状況です。即時のメールオーダーを逃すと、非常に大きなコストがかかります。幸い、1ヶ月の評価の後、わずか3時間でG Suiteへの切り替えをお手伝いし、メール容量不足とホストがメール送信の踏み台になっている問題を解決することができました。

また、スタッフの使用習慣の違いに対応し、G SuiteとOutlookのメール同期ソフトをHong Cheung Travelのスタッフにも提供しました。これにより、より安定したメールサーバーとしてGmailを利用できるだけでなく、Outlookのインターフェースに慣れたスタッフが、忙しい業務時間中に新しいシステムを覚えることなく、順応していくことができるようになりました。

G Suite導入後、苦労されていた問題を解決された洪城旅社様には、安定したメールサーバーが今後のビジネスの確かな後ろ盾になることを期待しています。