Google Workspace のビジネス用 Gmail と個人向け Gmail の3つの違い

Google Workspace は、Google の企業向けクラウド型のグループウェアです。ビジネスユーザーにとって Google Workspace は、管理、コラボレーション、セキュリティの面で、個人向け Gmail よりも圧倒的に優れており活用しない手はありません。個人向け Gmail と Google Workspace の3つの主な違いを以下に書き記しましたので、選択する際の参考にしてください。（続きを読む：Google Workspace とは何かを理解する）

Google Workspace でバックオフィスの一元管理を実現
個人版 Gmail は無料、ビジネス向け Google Workspace は有料
Google Workspace はビジネス向けに設計されている
参考記事
Google Workspace のアプリケーションを紹介

個人版 Gmail と Google Workspace の違いについて（1）

Google Workspace でバックオフィスの一元管理を実現

Google Workspace のビジネス向け Gmail と個人版 Gmail の最大の違いは、Google Workspace の全ての情報とデータが企業によって所有されるため、すべてのアカウントを最高レベルで管理し、アカウント内のすべてのデータと情報も管理下に置けることです。

個人版 Gmail にあるデータは、ユーザー個人が所有するものであるため、企業が社員個人のメールアカウントを管理することはできません。もしその従業員が退職することになった場合、その従業員のアカウントに蓄積されたファイルやデータも一緒に「退社」してしまう可能性があるのです。例えば、その従業員が退職後に Google サービス（Google Analytics、Google Adwords など）の個人アカウントを変更した場合、業務へのアクセスや管理ができなくなります。

これに対し、Google Workspace では、各アカウントのファイルを企業の管理者がコントロールし、データ移行機能によって特定のアカウントのデータを他のアカウントに移行させることができます。そのため、スタッフの退職によるデータ消失やセキュリティについて心配する必要はありません。

ビジネス向け Google Workspace でできることや使い方など、Google Workspace について詳しく知りたい方はこちらを参考にしてください。
参考記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

	個人版Gmail	Google Workspace（ビジネス向け）
製品の位置づけ	個人的な利用	企業として利用
アカウントの所有権	個々のユーザー	企業
データへのアクセス	データを所有する個人に許可されたユーザー	管理者に許可されたユーザー
アクセス権の共有	データを所有する個人の許可が必要	すべてのデータを共有可能
従業員の退職によりそのアカウントが消滅した場合	アカウントに関連するすべてのデータおよびサービスへのアクセス権が失われる	管理者によるデータの保存や転送が可能で、引き続きアクセス可能

個人版 Gmail と Google Workspace の違いについて（2）

ビジネス向け Google Workspace は有料で、様々な機能を利用可能

個人向け Gmail は無料で、Google Workspace のビジネス用の Gmail は有料です（価格はGoogle Workspace の料金表を参照）。無料の個人向け Gmail に比べ、Google Workspace は企業向けに設計された多くのコラボレーションおよび管理機能を提供しています。

メールアドレスは「～～＠gmail.com」ではなく、独自ドメイン「～～＠企業ドメイン名.com」を利用可能

有料版の Google Workspace の Gmail は、異なるドメイン名でメールを送受信することができます。グループ内に異なる子会社があり、子会社ごとにドメイン名が異なる場合、Google Workspace のユーザーはドメイン名を切り替えてメールを送信できます。1つのアカウントに設定できるドメイン名は最大600種類です。

Google Workspace では「管理コンソール」を利用可能

管理コンソールは、管理者アカウントが異なるユーザーのアカウント権限を制御することができます。例えば、クライアントやベンダーなどの外部の方々へのファイル共有や転送できる権限を一部のアカウントのみに許可し、それ以外には権限を与えないという操作も可能です。

24時間対応の Google のカスタマーサポートを受けられる

Google Workspace を利用している管理者は、24時間対応の電話（英語）などによるカスタマーサポートを受けることができます。TSクラウドから購入する場合は、メールでの問い合わせ、日本語での電話も可能です。(Google Workspace代理店を選択する際の注意点をご参照ください。）

大容量の Google ドライブ利用可能

個人版 Gmail の Google ドライブは15GBまで無料で利用でき、容量を増やしたい場合は、追加で容量を購入する必要があります。Business Starter は、1アカウントの上限が 30GB となっており、これは無料版の2倍の容量です。Business Standard や Business Plus など他のエディションでは、それぞれ 2TB と 5TB になります。

メール以外にも様々なクラウドツールを利用可能

Gmail は、Google Workspace のサービスの1つに過ぎません。Google カレンダー、Google ドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、スライドなどに加えて、約50以上のアプリケーションを追加料金なしで利用することが可能です。

個人版 Gmail と Google Workspace の違いについて（3）

Google Workspace はビジネス向けに設計されている

個人版 Gmail と Google Workspace の最大の違いは、個人向け Gmail は個人利用を前提に、Google Workspace はビジネスやチームが使うことを前提に設計されていることです。

そのため、無料の個人版にはチームメンバーを管理する機能がなく、ファイル共有も個人ユーザーに限定されます。個人版 Gmail を使用して複数の人とファイルを共有する場合、各人のファイルに対して1つずつアクセス権を入力・設定する必要があります。もしもあなたの会社が5人のチームだとしたら、共有したいファイルに他のメンバーのメールアドレスを4回入力する必要があります。会社が大きくなるほど、共有作業に手間を要するようになり大変不便です。

個人版 Gmail

個人版 Gmail の場合、4人でクラウドファイルを共有するには、4人分のメールアドレスを入力し、個別に権限を調整する。

Google Workspace

Google Workspace を使ってファイルを共有すると、同じドメインにいるすべての同僚がデフォルトでファイルにアクセスできるようになります。これを調整する必要がある場合は、ドロップダウンメニューから同僚の権限範囲を指定してください。

多くの従業員を抱える企業では、個人向け Gmail を企業のメールアカウントとして使用する場合、ファイルの共有する際に多くの手間が発生します。しかし、ビジネス向けの Google Workspace では、全社員がスムーズにファイルにアクセスすることが可能です。

設計目的が異なるため、Google Workspace は個人版 Gmail と比較して、内部の権限調整、情報の可視化、ファイル共有の連携など、柔軟で安全な運用が可能です。また、Google Workspace では、共有のグループメールを作成し、1日あたり最大2,000通のメッセージを送信することができます。大量のメールを扱う企業にとっては、より便利なものとなるでしょう。

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